Ben jij enthousiast, proactief en weet jij met gemak alle ballen in de lucht te houden in hectische situaties? Herken jij jezelf in de omschrijving ‘de oren en ogen van het bedrijf’? Dan zijn wij op zoek naar jou!

Receptioniste / Secretaresse

(ter vervanging van zwangerschapsverlof)

Jouw nieuwe functie

Als Receptioniste/Secretaresse ben je het visitekaartje van Spaansen en de steun en toeverlaat van de groepsdirectie op het gebied van organisatorische en inhoudelijke ondersteuning. Je staat in- en externe relaties op correcte wijze te woord en verwijst bezoekers binnen de organisatie. Ook luister je naar de behoeftes van de werknemers als het gaat om facilitaire zaken. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• het op gastvriendelijke wijze ontvangen van bezoekers en medewerkers en alle facilitaire activiteiten rondom de ontvangst van gasten;
• het correct en vlot doorverbinden van inkomend telefoonverkeer met de juiste medewerker of afdeling;
• het verzorgen van inkomende en uitgaande post;
• het behandelen van e-mails met diverse vragen en verzoeken vanuit de hele organisatie;
• het voeren van agendabeheer van de directieleden, en het eerste aanspreekpunt zijn voor alle directiecontacten;
• het beheren en plannen van spreekkamers en vergaderruimtes;
• inplannen van directievergaderingen;
• het uitvoeren van diverse eenvoudige administratieve werkzaamheden, zoals de verzending van orders en registratie van post;
• het beheren van de voorraad van keuken- en kantoorartikelen en het centrale archief;
• het uitvoeren van procedures bij sociale gebeurtenissen en ondersteuning bieden bij sociale evenementen zoals jubilea, recepties;
• het representatief houden van de totale werkomgeving waaronder receptie, ontvangstruimte, vergaderruimtes en keuken.

Jouw profiel

Wij zijn op zoek naar een Receptioniste/Secretaresse die beschikbaar is voor 32-40 uur per week. Het gaat om vervanging van twee collega’s die aansluitend aan elkaar met zwangerschapsverlof gaan. De eerste maanden van de tijdelijke aanstelling zul je in Winkel op het hoofdkantoor werken als Receptionist. De laatste maanden zul je meer op onze locatie in Harlingen werken als Receptioniste maar ook als Secretaresse. Daarnaast beschik je over:

• een afgeronde relevante opleiding op MBO niveau;
• enige jaren werkervaring als Receptioniste/Secretaresse;
• een klant- en servicegerichte instelling;
• oog voor detail;
• goede communicatieve en sociale vaardigheden;
• integriteit.

Jouw arbeidsvoorwaarden

Bij Spaansen vind je een uitdagende functie binnen een familiaire, ondernemende omgeving.

Als Receptioniste/Secretaresse kun je rekenen op:

• een tijdelijke aanstelling van circa 7 maanden (van juni 2024 t/m december 2024) ter vervanging van twee collega’s die met zwangerschapsverlof gaan;
• 26,5 vakantiedagen en 3,5 atv-dagen op jaarbasis;
• arbeidsvoorwaarden conform de cao Beroepsgoederenvervoer over de weg;
• een uitdagende en afwisselende baan;
• standplaats Winkel (Noord-Holland) maar ook bereid om op onze locatie in Harlingen te werken als Receptioniste/Secretaresse.

Jouw nieuwe werkomgeving

Spaansen is een sterk groeiende onderneming in de Kop van Noord-Holland en Friesland, die bestaat uit drie divisies en werk biedt aan ruim 375 medewerkers. Binnen de Spaansen Groep ondersteunen en adviseren de stafdiensten de groepsdirectie en het lijnmanagement.

De afdeling Officemanagement is onderverdeeld in het Secretariaat, PR, Communicatie, Receptie en Facilitaire Zaken. Het onderdeel Secretariaat is de steun en toeverlaat van de groepsdirectie op het gebied van organisatorische en inhoudelijke ondersteuning. Het team van de afdeling Officemanagement bestaat uit een Officemanager, twee Secretaresses en twee Receptionistes.

Jouw reactie

Neem contact op met Brenda Sepers, Officemanager, voor meer informatie via: 0224-541844.

Interesse? Stuur dan uiterlijk 26 april a.s. een motivatiebrief met curriculum vitae naar werkenbij@spaansen.nl